Kassen-Nachschau ab 01.01.2018

Da es zum 01.01.2018 neue gesetzliche Bestimmungen im Bereich Kassen seitens des Bundesfinanzministeriums gibt, nehmen wir dies zum Anlass, Sie darüber zu informieren. Seit dem 01.01.2018 gibt die aktuelle Rechtsprechung dem Finanzamt die Möglichkeit, eine sog. Kassen-Nachschau direkt an der Kasse und ohne Vorankündigung durchzuführen. In der folgenden FAQ erklären wir Ihnen, was eine Kassen-Nachschau bedeutet.

Kassen-Nachschau FAQ

1. Was ist eine Kassen-Nachschau?

Bei einer Kassen-Nachschau wird kontrolliert, ob das Kassensystem korrekt genutzt wird, also ob die Geschäftsvorfälle des Betriebes im Kassensystem vollständig und richtig dokumentiert werden. Gesetzlich verankert ist die Kassen-Nachschau seit dem 1. Januar 2018 durch das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“. Die Prüfer suchen dabei nach auffälligen Sachverhalten. Werden sie fündig, drohen Steuer-Hinzuschätzungen, die erheblich sein können. Kassen-Nachschauen werden in der Abgabenordung (AO) in § 146b geregelt. Im Gegensatz zu einer Betriebsprüfung erfolgt die Kassen-Nachschau unangekündigt.

2. Müssen die Daten für den Betriebsprüfer sofort an der Kasse vorliegen?

Betriebsprüfungen werden vorher angekündigt, so dass hier immer genug Zeit bleiben sollte, sich um die Vorlage der Daten zu kümmern. Bei einer Kassen-Nachschau müssen die Daten „unverzüglich“ bereitgestellt werden.
Das bedeutet in der Praxis, dass einige Arbeitsschritte, wie z. B. Datenabruf und -konvertierung erlaubt sind. Es wird aber nicht akzeptiert, dass beispielsweise erst noch eine Software neu eingerichtet oder erst ein Experte gerufen werden muss. Eine Vorschrift, dass die Daten direkt aus der Kasse kommen müssten und der Weg über eine Auswertungssoftware nicht erlaubt wäre, gibt es nicht.

3. Müssen Kassensysteme Daten im IDEA-Format exportieren können?

Grundsätzlich gibt es keine Vorgaben, in welchem Format die Daten geliefert werden müssen. Die Daten müssen nur „maschinell auswertbar“ sein. Also wären z. B. PDF-Dateien nicht zulässig, da sich dort die Verkaufsdaten nicht sortieren, filtern oder aufaddieren lassen. Praktisch sind immer dann Diskussionen oder Probleme zu erwarten, wenn die Daten nicht dem „Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung“ (oft auch „IDEAFormat“ genannt) entsprechen.

4. Ist eine Zertifizierung des Herstellers der IDEA-Software („GoBD-Zertifizierung“) vorgeschrieben?

Nein. Es handelt sich dabei lediglich um eine Prüfung, ob das Einlesen der Daten in die Software des Prüfers fehlerfrei möglich ist. Entsprechende Tests nimmt jeder Kassenhardware Hersteller oder Kassensoftware Hersteller selbst regelmäßig vor.

5. Nichtbeachtung kann Sie bis zu 25.000 € kosten

Werden Verstöße gegen die neuen Verpflichtungen zur ordnungsgemäßen Nutzung der technischen Sicherheitseinrichtung festgestellt, können diese als Steuerordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 € geahndet werden, unabhängig davon, ob ein steuerlicher Schaden entstanden ist.

6. Update der Betriebssoftware ist notwendig

Um diese Kassen-Nachschau an der Kasse durchführen zu können, ist ein Update der Betriebssoftware auf einen aktuellen Stand nötig.

Vectron Kassensysteme:

Bei der Kassenhardware muss es sich um eine Vectron Pos64, K5 oder K6 handeln.
Bei Einzelplatzlösungen (z.B. Gastronomie), oder Kassenplätze ohne Vectron Commander Anbindung, kann durch den Einsatz des Vectron Commander Basic relativ schnell die Daten zur Verfügung gestellt werden. Der Commander Basic wird auf ein PC/Notebook installiert, auf den Sie dann jederzeit die exportierten Fiskaldaten der Kasse, importieren können. Hierzu haben wir ein Pamphlet erstellt, welches wir Ihnen gerne zur Verfügung stellen.

copago Kassensystem:

Alle copago Software Systeme unterstützen die geforderten Auflagen.

Wie geht es jetzt weiter?

Ob Ihre Kasse(n) auf die aktuelle Version upgedatet werden kann, muss im Einzelfall geprüft werden. Gerne erstellen wir Ihnen hierüber ein entsprechendes Angebot.
Zu unserer Kontaktseite

  • Für unser Vectron Kassensystem haben wir vom Hersteller einen Download bereitgestellt zur Verfahrensdokumentation. Im Abschnitt 7 (Systembeschreibung) enthält eine Beschreibung der Strukturen und Abläufe beim typischen Einsatz von Vectron-POS-Kassensystemen und der Vectron-Commander-Auswertungssoftware.

  • copago Verfahrensdokumentation zum Download

    Für unsere copago Kassenssoftware haben wir vom Hersteller einen Download bereitgestellt zur Verfahrensdokumentation.

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